Términos y Condiciones de Servicio

1. Identificación del prestador

La plataforma POSYMA (en adelante, la «Plataforma» o el «Servicio») es operada por ROBOLAF S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.056.765-9, con domicilio en Envigado, Antioquia, y dirección de notificación en la Carrera 27A No. 27E Sur - 51 (código postal 055420) de Envigado, Colombia (en adelante, «ROBOLAF»). El sitio web oficial es posyma.com; el canal principal de contacto, atención y notificaciones es el correo electrónico contacto@posyma.com, y el teléfono de contacto es +57 300 379 0757.

2. Ámbito de aplicación y mercado objetivo

• El Servicio está dirigido exclusivamente a comerciantes y empresas domiciliados en la República de Colombia y diseñado para el cumplimiento de la normatividad colombiana. ROBOLAF no dirige su oferta a personas ubicadas en la Unión Europea, el Reino Unido, los Estados Unidos de América ni en ninguna otra jurisdicción distinta de Colombia.
• La infraestructura tecnológica del Servicio puede estar alojada en centros de datos ubicados fuera de Colombia, conforme a la Política de Privacidad; ello no modifica el mercado objetivo del Servicio ni la ley aplicable pactada en la sección 26.
• Estos Términos se otorgan en idioma español, que prevalecerá sobre cualquier traducción de cortesía.

3. Aceptación y capacidad

Al registrarse, acceder o utilizar el Servicio, el Comercio y sus Usuarios declaran haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos Términos y Condiciones (en adelante, los «Términos»), así como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, que hace parte integral de los mismos. Quien no esté de acuerdo con estos Términos deberá abstenerse de utilizar el Servicio.

• El uso del Servicio requiere plena capacidad legal para contratar conforme a la legislación colombiana. El Servicio está dirigido a comerciantes y empresas; no está dirigido a menores de edad.
• Quien acepte estos Términos en nombre de una persona jurídica declara contar con la capacidad y las facultades de representación suficientes para obligarla.
• ROBOLAF conservará registro de la aceptación electrónica de estos Términos como evidencia del perfeccionamiento del contrato, conforme a la Ley 527 de 1999. Los registros electrónicos de la Plataforma (incluidos registros de acceso, actividad y auditoría) constituyen medios de prueba válidos del uso del Servicio y de la celebración y ejecución del contrato.

4. Definiciones

• Plataforma o Servicio: el software como servicio (SaaS) POSYMA, que comprende el sistema de punto de venta (POS), los módulos de inventario, clientes, caja y reportes, el asistente MIA y la funcionalidad de emisión de Documentos Electrónicos ante la DIAN.
• Comercio o Cliente: la persona natural o jurídica que contrata el Servicio para la operación de su negocio y es titular de un Espacio de Trabajo.
• Espacio de Trabajo: el entorno lógico independiente asignado a cada Comercio dentro de la Plataforma, con base de datos propia y separada de la de los demás Comercios, en el cual residen exclusivamente sus datos, configuraciones, Usuarios y Documentos Electrónicos.
• Usuario: toda persona natural autorizada por el Comercio para acceder a su Espacio de Trabajo mediante credenciales propias.
• Datos del Comercio: toda la información cargada, generada o procesada en el Espacio de Trabajo del Comercio, incluyendo productos, inventarios, ventas, configuraciones, Documentos Electrónicos y datos personales de los clientes propios del Comercio.
• Contenido del Comercio: los archivos y materiales que el Comercio o sus Usuarios cargan a la Plataforma, tales como imágenes de productos, logotipos, documentos (incluido el RUT), certificados y demás archivos adjuntos. El Contenido del Comercio hace parte de los Datos del Comercio.
• Documento Electrónico: facturas electrónicas de venta, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes electrónicos y demás documentos fiscales generados a través del Servicio y transmitidos a la DIAN.
• DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.
• Proveedor Tecnológico: el tercero autorizado por la DIAN como proveedor tecnológico de facturación electrónica, integrado a la Plataforma, a través del cual se realiza la firma y transmisión de los Documentos Electrónicos a la DIAN.
• MIA: el asistente de inteligencia artificial integrado en la Plataforma, que brinda apoyo operativo y de soporte dentro del Espacio de Trabajo de cada Comercio, conforme a la sección 17 de estos Términos y a la sección MIA de la Política de Privacidad.
• Pasarela de Pagos: el proveedor de servicios de pago a través del cual se procesan los pagos de la suscripción; actualmente Wompi, operada por Bancolombia.
• Plan: cada una de las modalidades de suscripción del Servicio, con sus funcionalidades, límites y precios, publicadas en posyma.com, incluido el Plan Gratuito.
• Plan Gratuito: el Plan sin costo de suscripción, con las funcionalidades y límites publicados en posyma.com, regulado en la sección 7.4.

5. Objeto del Servicio y licencia de uso

ROBOLAF concede al Comercio, bajo modalidad SaaS y mientras la suscripción se encuentre vigente, una licencia de uso de la Plataforma no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable, limitada a la operación del propio negocio del Comercio. El Comercio no adquiere ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma.

El Servicio comprende: (i) un sistema de punto de venta para registrar ventas y gestionar inventario, caja, clientes y reportes; (ii) la generación de Documentos Electrónicos y su transmisión a la DIAN a través del Proveedor Tecnológico integrado a la Plataforma; y (iii) el asistente MIA como apoyo operativo, según el Plan contratado.

POSYMA es exclusivamente una herramienta tecnológica. El Servicio no comprende asesoría contable, tributaria, financiera ni legal, ni la representación del Comercio ante la DIAN u otras autoridades. La determinación de obligaciones fiscales, tarifas de impuestos, regímenes tributarios y demás decisiones de negocio corresponde exclusivamente al Comercio y a sus asesores profesionales.

Funcionalidades beta. ROBOLAF podrá poner a disposición del Comercio funcionalidades identificadas como «beta», «experimentales» o «en prueba». Dichas funcionalidades se ofrecen tal cual, pueden contener errores, pueden modificarse o retirarse en cualquier momento sin que ello constituya incumplimiento de estos Términos, y no están cubiertas por el objetivo de disponibilidad de la sección 13.

6. Registro, cuentas y credenciales

Para utilizar el Servicio, el Comercio debe crear una cuenta suministrando información veraz, completa y actualizada, incluyendo los datos de identificación tributaria necesarios para la emisión de Documentos Electrónicos. El Comercio se obliga a mantener dicha información actualizada durante toda la vigencia de la suscripción.

• El Comercio es responsable de la custodia y confidencialidad de las credenciales de acceso de todos sus Usuarios y de toda actividad realizada desde su Espacio de Trabajo con credenciales válidas.
• El Comercio debe notificar de inmediato a ROBOLAF, a través de contacto@posyma.com, cualquier uso no autorizado de su cuenta o incidente de seguridad del que tenga conocimiento.
• Cada cuenta de Usuario es personal e intransferible y solo puede ser utilizada por una persona natural a la vez.
• ROBOLAF podrá suspender o restringir el acceso a cuentas que incumplan estos Términos, previa notificación al Comercio cuando ello sea razonablemente posible.

7. Planes, precios y pagos

7.1. Planes y precios

• El Servicio se ofrece bajo modalidad de suscripción mensual, conforme a la matriz de Planes y precios publicada en posyma.com, la cual hace parte integral de estos Términos. El Plan contratado determina las funcionalidades y límites disponibles.
• Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) y corresponden al valor total a pagar por el período: el servicio de computación en la nube se encuentra excluido de IVA conforme al numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario y la doctrina de la DIAN sobre computación en la nube. Si un cambio normativo o de calificación del servicio llegara a hacer aplicable algún impuesto, este se liquidará a la tarifa legal vigente y se informará al Comercio antes del cobro correspondiente.
• ROBOLAF podrá modificar los precios y características de los Planes. Los cambios de precio se notificarán al Comercio con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.
• El consumo que exceda los límites del Plan contratado (por ejemplo, Documentos Electrónicos adicionales) podrá requerir la migración a un Plan superior.
• Cada parte es responsable de los impuestos que le correspondan por ley. Los pagos estarán sujetos a las retenciones en la fuente que resulten legalmente aplicables, las cuales se entienden parte del precio; el Comercio entregará los certificados de retención correspondientes dentro de los plazos legales.

7.2. Medios de pago

Los pagos de la suscripción se procesan a través de la Pasarela de Pagos Wompi, operada por Bancolombia, que admite, entre otros medios, Nequi, PSE y tarjetas de crédito y débito. ROBOLAF no almacena los datos de los instrumentos de pago del Comercio; dichos datos son tratados directamente por la Pasarela de Pagos conforme a sus propios términos y políticas, que el Comercio declara conocer y aceptar al utilizarla.

7.3. Facturación y fecha de cobro

• La suscripción se factura de forma mensual y anticipada: cada pago cubre el período mensual que inicia en la fecha de cobro.
• La fecha de cobro de cada período corresponde al inicio del ciclo mensual de facturación, contado a partir de la activación del Plan de pago, y se informará al Comercio en la Plataforma y en el enlace de pago correspondiente.
• Si un intento de cobro resulta fallido, ROBOLAF y la Pasarela de Pagos podrán realizar reintentos de cobro durante el período de gracia descrito en la sección 8, sin que ello genere costos adicionales para el Comercio.

7.4. Plan Gratuito

• El Plan Gratuito otorga acceso al Servicio sin costo de suscripción, con las funcionalidades, límites y cupos publicados en posyma.com.
• ROBOLAF podrá modificar las funcionalidades, límites y condiciones del Plan Gratuito, o descontinuarlo, notificándolo con al menos treinta (30) días calendario de anticipación a través de la Plataforma o del correo registrado. En caso de descontinuación, el Comercio conservará el derecho de exportación de datos.
• El Plan Gratuito no está cubierto por el objetivo de disponibilidad de la sección 13 ni por compromisos de soporte, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que la ley reconozca al Comercio.
• Si un Espacio de Trabajo bajo el Plan Gratuito permanece inactivo por más de seis (6) meses consecutivos (sin inicios de sesión ni registro de operaciones), ROBOLAF podrá terminar la suscripción gratuita notificándolo al correo registrado con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. A la terminación aplican la ventana de exportación de datos y los plazos de conservación y supresión de la Política de Privacidad.
• En lo no previsto en esta sección, el Plan Gratuito se rige por la totalidad de estos Términos.

8. Mora, suspensión y reactivación

• Si el pago de un período no se acredita en la fecha de cobro, la cuenta entrará en estado de mora y el Comercio dispondrá de un período de gracia de catorce (14) días calendario para regularizar el pago, durante el cual el Servicio permanecerá plenamente disponible.
• Vencido el período de gracia sin que el pago se acredite, la cuenta será suspendida: el acceso al Servicio quedará pausado, pero los Datos del Comercio se conservarán íntegros y sin alteración alguna.
• La suspensión por mora no implica en ningún caso la eliminación automática de los Datos del Comercio. Ningún proceso automático de la Plataforma elimina datos de Espacios de Trabajo suspendidos; los datos permanecen preservados mientras el Comercio decide reactivar su suscripción, exportar su información o solicitar su supresión, sin perjuicio de la supresión posterior conforme a la Política de Privacidad.
• La suspensión no extingue la obligación de pago: la deuda causada subsiste y será exigible conforme a la ley.
• Acreditado el pago pendiente, el acceso al Servicio se reactivará tan pronto la Pasarela de Pagos confirme la acreditación y, a más tardar, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a dicha confirmación — normalmente de manera inmediata —, sin costos de reconexión y sin pérdida de información.
• Si transcurridos noventa (90) días calendario desde la suspensión el pago no se ha regularizado, ROBOLAF podrá dar por terminada la suscripción, previa notificación al correo registrado con al menos quince (15) días calendario de anticipación. A partir de la terminación aplican la ventana de exportación de datos y los plazos de conservación y supresión de la Política de Privacidad.

9. Derecho de retracto y reversión del pago

9.1. Derecho de retracto

De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), cuando el Comercio tenga la calidad de consumidor, podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, siempre que la prestación del Servicio no haya comenzado a ejecutarse con su acuerdo, es decir, que el Comercio no haya hecho uso efectivo de la Plataforma.

• El retracto se ejerce mediante comunicación dirigida a contacto@posyma.com dentro del término indicado.
• Ejercido el retracto en debida forma, ROBOLAF reembolsará la totalidad de las sumas pagadas dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.
• El derecho de retracto aplica únicamente a la contratación inicial de la suscripción; no aplica a las renovaciones mensuales de un Plan ya contratado.

9.2. Reversión del pago

Cuando el Comercio tenga la calidad de consumidor y el pago se haya realizado por medios electrónicos, podrá solicitar la reversión del pago en los supuestos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y del Decreto 587 de 2016 (fraude, operación no solicitada, o servicio no prestado, entre otros), presentando la queja ante ROBOLAF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al momento en que tuvo noticia de la operación, y notificando a su emisor del instrumento de pago. ROBOLAF atenderá estas solicitudes conforme a la ley.

10. Cambios de plan y cancelación voluntaria

10.1. Cambios de plan

• El Comercio puede solicitar el cambio de Plan (superior o inferior) en cualquier momento desde la Plataforma.
• El nuevo Plan y su precio aplicarán a partir del siguiente período de facturación; no se realizan prorrateos ni ajustes dentro del período en curso.

10.2. Cancelación voluntaria

• El Comercio puede cancelar su suscripción en cualquier momento, sin penalidad y sin necesidad de expresar motivo, directamente desde la Plataforma.
• La cancelación surte efectos al final del período ya pagado: el Comercio conservará el acceso pleno al Servicio hasta esa fecha.
• Durante la vigencia restante y durante la ventana posterior descrita en la sección 11, el Comercio podrá obtener la exportación completa de sus Datos del Comercio.
• No se realizan reembolsos proporcionales por períodos parcialmente consumidos, salvo disposición legal en contrario.
• La cancelación no exime al Comercio del pago de los valores causados hasta la fecha efectiva de terminación.

11. Exportación de datos

ROBOLAF asume como compromiso contractual expreso — y no como mera cortesía — el derecho del Comercio a llevarse su información:

• Durante toda la vigencia de la suscripción, el Comercio puede exportar sus Datos del Comercio desde la propia Plataforma.
• Terminada la suscripción por cualquier causa, el Comercio dispondrá de una ventana de treinta (30) días calendario para solicitar y obtener, sin costo adicional, una (1) exportación completa de sus Datos del Comercio en formatos estructurados de uso común (por ejemplo, CSV o JSON), incluyendo productos, inventarios, ventas, clientes y Documentos Electrónicos con sus representaciones gráficas. La exportación se entregará dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la solicitud.
• Vencida dicha ventana, ROBOLAF podrá suprimir o anonimizar los Datos del Comercio de sus sistemas en producción, salvo aquella información que deba conservarse por obligación legal — en particular, los Documentos Electrónicos y soportes fiscales, que se conservarán durante los términos descritos en la Política de Privacidad.
• Sin perjuicio de la ventana anterior, mientras ROBOLAF conserve Documentos Electrónicos y soportes fiscales del Comercio en cumplimiento de los términos legales de conservación, el Comercio podrá solicitar copia de dichos documentos para atender requerimientos de autoridades; ROBOLAF atenderá la solicitud en un plazo razonable y podrá sujetarla a un cargo razonable de recuperación cuando implique esfuerzos extraordinarios.

Los Datos del Comercio son del Comercio. ROBOLAF no condicionará la entrega de la información del Comercio a pagos distintos de las deudas efectivamente causadas por la suscripción, ni la retendrá como mecanismo de presión comercial, salvo orden de autoridad competente en contrario.

12. Facturación electrónica y responsabilidad fiscal

12.1. Medios de operación y rol de POSYMA

La generación y transmisión de los Documentos Electrónicos a la DIAN se realiza, según la configuración de cada Espacio de Trabajo: (a) a través de un Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN, integrado a la Plataforma, para lo cual el Comercio otorga un mandato que faculta a dicho Proveedor Tecnológico para generar, firmar con su certificado digital, transmitir para validación, expedir y recibir los Documentos Electrónicos por cuenta del Comercio; o (b) directamente por el Comercio, como facturador electrónico, mediante la Plataforma como desarrollo informático adquirido asociado a su habilitación ante la DIAN. En ambos casos, el Comercio autoriza a ROBOLAF a remitir al Proveedor Tecnológico o a la DIAN la información necesaria y a adelantar en su nombre, previa instrucción, las gestiones técnicas de asociación, configuración y habilitación correspondientes.

ROBOLAF no es un Proveedor Tecnológico en los términos del artículo 616-4 del Estatuto Tributario ni presta los servicios reservados a estos. POSYMA es un desarrollo informático que se licencia al Comercio, quien expide sus Documentos Electrónicos directamente a través de su propio software adquirido o a través del Proveedor Tecnológico habilitado que corresponda.

12.2. Responsabilidad exclusiva del Comercio sobre el contenido

• El Comercio es el obligado a facturar y emisor legal de los Documentos Electrónicos generados a través del Servicio, y el único responsable del contenido, veracidad, exactitud, integridad y efectos contables, fiscales, legales y tributarios de dichos documentos ante la DIAN y demás autoridades, incluyendo datos del adquirente, valores, impuestos, tarifas y descripciones.
• La firma y transmisión de los Documentos Electrónicos se realiza sin verificación ni revisión de ninguna índole sobre el contenido registrado por el Comercio.
• ROBOLAF, bajo ninguna circunstancia — ni siquiera mediando solicitud expresa del Comercio —, alterará, modificará o ajustará datos financieros, contables o fiscales ya registrados o transmitidos. Las correcciones se realizan exclusivamente por el Comercio a través de los mecanismos legales previstos (notas crédito, notas débito y demás documentos de ajuste).
• El Comercio es responsable de mantener vigentes su habilitación ante la DIAN, sus resoluciones de numeración, rangos autorizados y demás requisitos formales aplicables a su actividad, así como del cumplimiento de sus obligaciones tributarias sustanciales y formales (declaraciones, pagos, reportes de información exógena, conservación de documentos).
• La conservación de los Documentos Electrónicos durante los términos legales es una obligación propia del Comercio como obligado a facturar. La Plataforma facilita su almacenamiento y exportación como apoyo, sin sustituir dicha obligación.
• El Comercio se obliga a permitir a la DIAN, en el marco de sus acciones de control, el acceso a la información y funcionalidades del software conforme al artículo 54 de la Resolución 000165 de 2023 y demás normas aplicables; ROBOLAF cooperará razonablemente con dichos requerimientos, dando aviso al Comercio salvo prohibición legal.
• El Comercio mantendrá indemne a ROBOLAF frente a reclamaciones, sanciones o requerimientos de autoridades derivados de información errónea, incompleta o ilícita registrada por el Comercio o sus Usuarios, o de sus decisiones fiscales y de negocio.
• Responsabilidad técnica de ROBOLAF. ROBOLAF es responsable de que la generación de los Documentos Electrónicos a través de la Plataforma cumpla los requisitos estructurales y técnicos de los anexos técnicos vigentes adoptados por la DIAN. Los rechazos imputables exclusivamente a defectos estructurales del documento generado por la Plataforma no serán atribuibles al Comercio, y ROBOLAF los corregirá y retransmitirá con prioridad, como único y exclusivo remedio por este concepto, sin perjuicio de la sección 20.

12.3. Contingencia y disponibilidad de la DIAN

• La disponibilidad de los servicios informáticos de la DIAN es ajena a ROBOLAF. Ante indisponibilidad de los servicios de la DIAN, la Plataforma aplica los mecanismos de contingencia previstos en el artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023: continúa generando los documentos con la constancia correspondiente y los transmite para validación una vez restablecido el servicio, dentro de los plazos normativos.
• El Comercio permanece como responsable ante la DIAN del cumplimiento de sus obligaciones de facturación durante y después de la contingencia, incluido el seguimiento al estado de sus Documentos Electrónicos hasta su validación.
• ROBOLAF no será responsable por sanciones o perjuicios derivados de la indisponibilidad de los servicios de la DIAN o de fallas en infraestructuras de terceros, existiendo como existen mecanismos de contingencia legalmente previstos.

12.4. Cambios normativos

La normatividad colombiana de facturación electrónica es dinámica. ROBOLAF se compromete a realizar esfuerzos razonables para adaptar la Plataforma a las nuevas disposiciones dentro de plazos técnicos razonables; sin embargo, el Comercio acepta que la adecuación a cambios normativos puede requerir períodos de implementación y que ROBOLAF podrá descontinuar funcionalidades cuya adecuación resulte técnica o financieramente inviable, notificándolo con antelación razonable. ROBOLAF no asume responsabilidad por los efectos de cambios legislativos o regulatorios sobre la operación del Comercio.

13. Nivel de servicio y disponibilidad

ROBOLAF tiene como objetivo de disponibilidad del Servicio el noventa y nueve por ciento (99%) mensual para los Planes de pago. Este porcentaje constituye un objetivo de servicio y no una garantía absoluta de disponibilidad ininterrumpida. La Plataforma cuenta con tecnología híbrida que permite continuar registrando ventas en modo offline ante interrupciones de conectividad.

• La disponibilidad se mide como el porcentaje mensual de minutos en que el panel de administración de la Plataforma responde a solicitudes, excluidos los eventos listados a continuación.
• Se excluyen del cómputo de disponibilidad: los mantenimientos programados (que se procurarán notificar con anticipación razonable y ejecutar en horarios de bajo impacto), los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, los hechos de terceros (incluida la indisponibilidad de los servicios de la DIAN, del Proveedor Tecnológico, de la Pasarela de Pagos y de los proveedores de nube) y las fallas atribuibles a la infraestructura del Comercio (equipos, redes locales, proveedor de internet).
• El no alcanzar el objetivo de disponibilidad no genera, por sí mismo, indemnizaciones ni compensaciones automáticas; el remedio del Comercio frente a indisponibilidades reiteradas es la cancelación conforme a la sección 10, sin perjuicio de los derechos que normas imperativas le reconozcan.
• Compromisos de disponibilidad y soporte superiores solo serán exigibles cuando se pacten expresamente y por escrito con el Comercio.

14. Obligaciones del Comercio y sus Usuarios

• Utilizar el Servicio de forma lícita, conforme a estos Términos y a la normatividad colombiana aplicable a su actividad.
• Abstenerse de usar el Servicio para emitir documentos fiscales con información falsa, para actividades de evasión o fraude fiscal, lavado de activos, financiación del terrorismo o cualquier otra actividad ilícita.
• Abstenerse de introducir software malicioso, realizar pruebas de intrusión no autorizadas, intentar acceder a Espacios de Trabajo ajenos o comprometer de cualquier forma la seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma.
• Abstenerse de acceder a la Plataforma mediante mecanismos automatizados de extracción masiva de datos (scraping) no autorizados, de realizar pruebas de carga o de rendimiento sin autorización escrita, de sobrecargar deliberadamente la infraestructura o de eludir los límites técnicos o comerciales del Plan contratado.
• El Comercio declara que ni él, ni sus representantes ni sus beneficiarios finales figuran en listas de sanciones aplicables (incluida la lista SDN de la OFAC de los Estados Unidos de América), y que no utilizará el Servicio en beneficio de personas o territorios sujetos a dichas sanciones. ROBOLAF podrá suspender el Servicio en la medida necesaria para cumplir las obligaciones de sanciones y control de exportaciones que vinculen a ROBOLAF o a sus proveedores de infraestructura.
• Abstenerse de revender, sublicenciar o explotar comercialmente el Servicio frente a terceros sin autorización escrita de ROBOLAF.
• Garantizar que cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que registre en su Espacio de Trabajo, conforme a la sección 22.
• Mantener equipos, navegadores y conectividad razonablemente adecuados para operar el Servicio.

El incumplimiento grave de estas obligaciones faculta a ROBOLAF para suspender el Servicio o terminar el contrato, conforme a la sección 19, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

15. Contenido del Comercio y retiro de contenido infractor

15.1. Garantías del Comercio sobre su Contenido

• El Comercio declara y garantiza que es titular de los derechos sobre el Contenido del Comercio que cargue a la Plataforma, o que cuenta con las licencias, autorizaciones o permisos necesarios para su uso, y que dicho contenido no infringe derechos de propiedad intelectual, derechos de imagen, secretos empresariales ni otros derechos de terceros, ni contraviene la ley.
• El único responsable del Contenido del Comercio es el Comercio que lo carga. ROBOLAF actúa como mero alojador tecnológico de dicho contenido dentro del Espacio de Trabajo privado del Comercio, no lo publica frente al público general, no lo revisa previamente y no asume obligación general de supervisión o monitoreo del mismo.
• El Comercio se abstendrá de cargar contenido ilícito, difamatorio, que vulnere derechos de terceros o que contenga software malicioso.

15.2. Notificaciones de infracción y retiro de contenido («notice and takedown»)

Quien considere que un contenido alojado en la Plataforma infringe sus derechos de autor u otros derechos podrá notificarlo a contacto@posyma.com, incluyendo como mínimo: (i) la identificación de la obra o derecho presuntamente infringido; (ii) la identificación y ubicación del contenido presuntamente infractor; (iii) sus datos de contacto; (iv) una declaración de buena fe de que el uso no está autorizado por el titular, su agente o la ley; y (v) una declaración, bajo gravedad de juramento, de que la información suministrada es exacta y de que quien notifica es el titular del derecho o está autorizado para actuar en su nombre.

• Recibida una notificación completa, ROBOLAF podrá retirar o inhabilitar el acceso al contenido señalado de manera expedita, informando al Comercio afectado.
• El Comercio podrá presentar una contranotificación con la justificación de la licitud del contenido; si resulta procedente, ROBOLAF podrá restablecerlo.
• ROBOLAF podrá terminar el contrato de los Comercios que resulten infractores reincidentes de derechos de propiedad intelectual.
• El retiro o la inhabilitación de contenido conforme a esta sección no genera responsabilidad de ROBOLAF frente al Comercio.
• Quien presente notificaciones de infracción o contranotificaciones falsas, temerarias o con declaraciones sustancialmente engañosas responderá por los perjuicios que cause a ROBOLAF, al Comercio o a terceros.
• Agente designado ante la U.S. Copyright Office (17 U.S.C. §512, registro DMCA-1078186): Legal Department — ROBOLAF S.A.S., contacto@posyma.com, +57 300 379 0757, Carrera 27A No. 27E Sur - 51, 055420 Envigado, Antioquia, Colombia. Las notificaciones relativas a contenido alojado en infraestructura ubicada en los Estados Unidos pueden dirigirse a dicho agente conforme a esta sección.

16. Propiedad intelectual y propiedad de los datos

El software, el código fuente, los diseños, las marcas, los logotipos, la documentación y demás elementos que componen la Plataforma son de propiedad exclusiva de ROBOLAF S.A.S. o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de propiedad intelectual e industrial. La suscripción otorga al Comercio únicamente el derecho de uso descrito en la sección 5, sin cesión alguna de derechos.

No está permitido copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, sublicenciar o revender la Plataforma, ni utilizarla para desarrollar productos que compitan con POSYMA.

Los Datos del Comercio son y seguirán siendo de propiedad exclusiva del Comercio. ROBOLAF no adquiere ningún derecho de propiedad sobre dicha información; el Comercio otorga a ROBOLAF únicamente una licencia limitada, no exclusiva, para alojar, procesar, respaldar y transmitir los Datos del Comercio con el único fin de prestar el Servicio. ROBOLAF podrá utilizar información agregada y anonimizada — que no identifique al Comercio ni a sus clientes — exclusivamente para fines estadísticos y de mejora del Servicio.

El Comercio autoriza a ROBOLAF a mencionar su nombre comercial y su logotipo, únicamente como referencia de cliente en materiales comerciales de POSYMA y sin revelar información de su operación. El Comercio puede revocar esta autorización en cualquier momento escribiendo a contacto@posyma.com, sin que ello afecte el Servicio.

17. MIA — asistente de inteligencia artificial

MIA es el asistente de inteligencia artificial integrado en la Plataforma. Su función es brindar apoyo operativo y de soporte dentro del Espacio de Trabajo del Comercio: responder consultas sobre ventas, inventario, productos, clientes y configuración, y asistir en la operación diaria del negocio. Al interactuar con MIA, el Usuario interactúa con un sistema de inteligencia artificial, no con una persona humana.

• Las respuestas de MIA constituyen apoyo operativo y se generan mediante procesos automatizados; no constituyen asesoría contable, tributaria, financiera ni legal, ni reemplazan el juicio de los asesores profesionales del Comercio.
• ROBOLAF no garantiza la exactitud, completitud ni vigencia de las respuestas de MIA, que pueden contener errores o imprecisiones propias de los sistemas de inteligencia artificial. El Comercio es responsable de validar la información antes de tomar decisiones de negocio, fiscales o legales con base en ella.
• MIA opera exclusivamente sobre los datos del propio Espacio de Trabajo del Comercio, bajo el esquema de aislamiento, cifrado, no entrenamiento y no comercialización descrito en detalle en la sección MIA de la Política de Privacidad, que hace parte integral de estos Términos.
• El funcionamiento de MIA implica la transmisión de las consultas del Comercio y del contexto operativo estrictamente necesario a proveedores de infraestructura de modelos de inteligencia artificial ubicados fuera de Colombia, que actúan como sub-encargados del tratamiento conforme a la sección Transferencias de la Política de Privacidad.
• MIA es una funcionalidad de apoyo cuya operación depende de proveedores externos de infraestructura de modelos. ROBOLAF podrá establecer límites de uso razonables por Plan y suspender, modificar o descontinuar MIA total o parcialmente, notificando los cambios sustanciales con antelación razonable, sin que la indisponibilidad de MIA afecte el resto del Servicio ni constituya incumplimiento de estos Términos.
• Queda prohibido utilizar MIA para intentar generar información fiscal o contable falsa o engañosa, para eludir los controles de la Plataforma o para fines distintos del apoyo operativo del propio negocio del Comercio.
• ROBOLAF podrá mejorar, modificar o ajustar las capacidades de MIA según el Plan contratado, sin degradar los compromisos de privacidad descritos en la Política de Privacidad.

18. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra parte a la que tenga acceso con ocasión del Servicio, a usarla únicamente para la ejecución del contrato y a protegerla con un grado de cuidado no inferior al que emplea para su propia información confidencial.

• No se considera información confidencial aquella que sea o llegue a ser de dominio público sin incumplimiento de estos Términos, la que la parte receptora conociera lícitamente con anterioridad, o la desarrollada de forma independiente sin uso de la información de la otra parte.
• Cada parte podrá revelar información confidencial cuando lo exija una autoridad competente u obligación legal, notificando a la otra parte cuando la ley lo permita.
• Las obligaciones de confidencialidad subsisten por cinco (5) años después de terminado el contrato, sin perjuicio de los términos superiores previstos en la ley para datos personales y secretos empresariales.

19. Suspensión preventiva y terminación

19.1. Suspensión preventiva

Además de la suspensión por mora (sección 8), ROBOLAF podrá suspender de forma preventiva, total o parcialmente, el acceso al Servicio o a funcionalidades específicas cuando: (i) exista un riesgo de seguridad grave para la Plataforma, para el Comercio o para terceros; (ii) lo ordene una autoridad competente; (iii) resulte razonablemente necesario para cumplir obligaciones legales de ROBOLAF o de sus proveedores de infraestructura; o (iv) se detecte un uso del Servicio en contravención grave de la sección 14. La suspensión se limitará en alcance y duración a lo necesario, y se notificará al Comercio salvo que la ley o la orden de autoridad lo impidan.

19.2. Terminación por incumplimiento

Cada parte podrá terminar el contrato ante el incumplimiento grave de la otra que no sea subsanado dentro de los quince (15) días calendario siguientes al requerimiento escrito. ROBOLAF podrá terminarlo de manera inmediata, sin requerimiento previo, cuando el Comercio utilice el Servicio para actividades ilícitas, atente contra la seguridad de la Plataforma o sea infractor reincidente conforme a la sección 15.

19.3. Terminación por conveniencia de ROBOLAF

ROBOLAF podrá terminar el contrato sin justa causa notificándolo al Comercio con al menos noventa (90) días calendario de anticipación. En tal caso, ROBOLAF reembolsará los valores pagados por períodos no disfrutados y el Comercio conservará íntegro su derecho de exportación de datos.

19.4. Efectos de la terminación

Terminado el contrato por cualquier causa, cesará la licencia de uso, se aplicará la ventana de exportación de la sección 11 y subsistirán las obligaciones que por su naturaleza deban sobrevivir conforme a la sección 25.

20. Limitación de responsabilidad

• Las limitaciones y exclusiones de esta sección aplican en su integridad únicamente cuando el Comercio no tenga la calidad de consumidor en los términos del numeral 3 del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011. Cuando el Comercio tenga la calidad de consumidor, estas limitaciones se aplicarán solo en cuanto lo permitan las normas imperativas del Estatuto del Consumidor.
• En la máxima medida permitida por la ley colombiana, ROBOLAF no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de información atribuible a causas ajenas a su control razonable, ni por multas o sanciones impuestas al Comercio por autoridades competentes.
• La responsabilidad total y acumulada de ROBOLAF frente al Comercio, por la totalidad de las reclamaciones derivadas del Servicio, cualquiera que sea su causa, no excederá el valor efectivamente pagado por el Comercio a ROBOLAF durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que origine la primera reclamación.
• ROBOLAF no será responsable por fallas originadas en fuerza mayor, caso fortuito, hechos de terceros (incluida la indisponibilidad de los servicios de la DIAN, del Proveedor Tecnológico o de la Pasarela de Pagos), ni por el uso indebido del Servicio por parte del Comercio o sus Usuarios.
• El Comercio reconoce y acepta que los precios del Servicio han sido establecidos en función de esta distribución de riesgos y de las limitaciones de responsabilidad aquí pactadas, las cuales constituyen un elemento esencial del equilibrio económico del contrato; sin ellas, el precio del Servicio sería sustancialmente superior.
• Nada en estos Términos limita derechos irrenunciables del Comercio bajo normas imperativas colombianas, incluyendo, cuando aplique, el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), ni la responsabilidad por dolo o culpa grave.

21. Indemnidad

El Comercio defenderá y mantendrá indemne a ROBOLAF, sus administradores, empleados y proveedores frente a cualquier reclamación, demanda, sanción, requerimiento de autoridad, pérdida o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) de terceros que se derive de: (i) el incumplimiento de estos Términos por el Comercio o sus Usuarios; (ii) el Contenido del Comercio y los Datos del Comercio, incluida la infracción de derechos de terceros; (iii) el incumplimiento por el Comercio de sus obligaciones tributarias, contables o de protección de datos personales; y (iv) el uso del Servicio en contravención de la ley. ROBOLAF notificará al Comercio la reclamación y le permitirá participar en la defensa. Esta obligación no aplica en la medida en que la reclamación se origine en dolo o culpa grave de ROBOLAF ni limita los derechos que normas imperativas reconozcan al Comercio cuando tenga la calidad de consumidor.

22. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales asociado al Servicio se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que hace parte integral de estos Términos. En síntesis:

• ROBOLAF actúa como Responsable del tratamiento respecto de los datos de cuenta, contacto, facturación y soporte de los Comercios y sus Usuarios.
• ROBOLAF actúa como Encargado del tratamiento respecto de los datos fiscales del Comercio y de los datos personales de los clientes propios del Comercio registrados en su Espacio de Trabajo; en estos casos, el Comercio es el Responsable del tratamiento. Estos Términos y la Política de Privacidad constituyen el acuerdo de encargo y de transmisión de datos entre el Comercio y ROBOLAF para todos los efectos de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012, del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias.
• En su calidad de Encargado, ROBOLAF se obliga a: (i) tratar los datos únicamente por cuenta y conforme a las instrucciones del Comercio, con el alcance necesario para prestar el Servicio; (ii) aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de Privacidad; (iii) guardar confidencialidad; (iv) colaborar con el Comercio en la atención de las solicitudes de los titulares y trasladarle sin dilación las que reciba; (v) informarle sin dilación los incidentes de seguridad que afecten sus datos; y (vi) a la terminación del contrato, permitir la exportación de los datos y suprimirlos o anonimizarlos conforme a la sección 11 y a la Política de Privacidad, salvo la información sujeta a conservación legal.
• El Comercio autoriza expresamente a ROBOLAF a utilizar sub-encargados para la prestación del Servicio (infraestructura, correo transaccional, pasarela de pagos, facturación electrónica y proveedores de modelos de inteligencia artificial), conforme al listado por categorías publicado en la Política de Privacidad. ROBOLAF trasladará a sus sub-encargados obligaciones de protección de datos equivalentes a las aquí asumidas.
• El Comercio garantiza que cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que cargue o procese a través del Servicio, y mantendrá indemne a ROBOLAF frente a reclamaciones derivadas de su incumplimiento.

23. Modificaciones a estos Términos

ROBOLAF podrá modificar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio, en la normatividad o en las condiciones comerciales. Las modificaciones sustanciales se notificarán al Comercio a través de la Plataforma o del correo electrónico registrado, con al menos treinta (30) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia. El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigencia constituye aceptación de los nuevos Términos; en caso de desacuerdo, el Comercio podrá cancelar su suscripción antes de dicha fecha conforme a la sección 10, conservando su derecho de exportación de datos.

24. Fuerza mayor y caso fortuito

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o retardo en el cumplimiento de sus obligaciones — distintas de las obligaciones de pago ya causadas — cuando ello se deba a fuerza mayor o caso fortuito en los términos de la ley colombiana, incluyendo, a título ilustrativo: desastres naturales, actos de autoridad, conflictos armados, atentados, pandemias, fallas generalizadas de redes eléctricas o de telecomunicaciones, y ataques informáticos masivos no atribuibles a negligencia de la parte afectada. La parte afectada notificará a la otra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al inicio del evento, adoptará medidas razonables de mitigación y reanudará el cumplimiento tan pronto este cese. Si el evento se prolonga por más de treinta (30) días calendario, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin responsabilidad, conservando el Comercio su derecho de exportación de datos.

25. Disposiciones generales

• Cesión. El Comercio no podrá ceder el contrato ni sus derechos u obligaciones sin autorización previa y escrita de ROBOLAF. ROBOLAF podrá ceder el contrato a una sociedad de su mismo grupo empresarial o en el marco de una reorganización, fusión o venta del negocio, garantizando la continuidad del Servicio y notificándolo al Comercio.
• Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y los documentos que expresamente se incorporan por referencia, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto del Servicio y sustituyen cualquier acuerdo o comunicación previa sobre la misma materia, sin perjuicio de acuerdos particulares pactados por escrito y del carácter vinculante de la publicidad conforme a la ley.
• Divisibilidad. La nulidad o ineficacia de alguna estipulación no afectará la validez de las demás, que continuarán vigentes; la estipulación afectada se entenderá reemplazada por la disposición válida que más se aproxime a su finalidad económica.
• No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho por cualquiera de las partes no constituye renuncia al mismo.
• Supervivencia. Sobreviven a la terminación del contrato las secciones que por su naturaleza deban subsistir, incluyendo confidencialidad, propiedad intelectual, exportación de datos, limitación de responsabilidad, indemnidad, protección de datos y resolución de controversias.
• Notificaciones. Las notificaciones a ROBOLAF se dirigirán a contacto@posyma.com; las dirigidas al Comercio se enviarán al correo electrónico registrado en su cuenta o se publicarán en la Plataforma, y se entenderán recibidas al día hábil siguiente a su envío o publicación. Es responsabilidad del Comercio mantener actualizado su correo de contacto.
• Independencia de las partes. Nada en estos Términos crea entre las partes relación laboral, de agencia comercial, mandato general, sociedad o empresa conjunta.
• Títulos. Los títulos de las secciones son ilustrativos y no afectan la interpretación de su contenido.

26. Ley aplicable y resolución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

26.1. Arreglo directo

Ante cualquier controversia derivada de la celebración, interpretación, ejecución o terminación de estos Términos, las partes procurarán primero una solución directa, mediante negociación de buena fe durante un término de treinta (30) días calendario contados desde la comunicación escrita de la controversia a la otra parte.

26.2. Cláusula compromisoria

Agotada la etapa de arreglo directo sin acuerdo, y salvo lo previsto en la sección 26.3, toda controversia o diferencia entre el Comercio y ROBOLAF relativa a estos Términos se resolverá definitivamente mediante arbitraje, administrado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, conforme a su reglamento y a la Ley 1563 de 2012, con sujeción a las siguientes reglas: (i) el tribunal estará integrado por un (1) árbitro designado por el centro de arbitraje por sorteo de su lista; (ii) el arbitraje será en derecho; (iii) la sede será Medellín, Colombia, y podrá tramitarse de manera virtual; y (iv) el laudo será definitivo y vinculante. Cada controversia se tramitará de manera individual, entre el Comercio respectivo y ROBOLAF.

26.3. Protección al consumidor y asuntos excluidos

• La cláusula compromisoria no limita los derechos del Comercio que tenga la calidad de consumidor: en tal caso, el Comercio conserva plenamente la facultad de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en ejercicio de sus facultades administrativas y jurisdiccionales de protección al consumidor, o a los jueces competentes, y la vía arbitral solo procederá si el consumidor la acepta voluntariamente después de surgida la controversia.
• Quedan igualmente excluidos de la cláusula compromisoria los procesos ejecutivos de cobro y las medidas cautelares urgentes, que podrán tramitarse ante los jueces competentes.
• Para todo asunto no cubierto por la cláusula compromisoria serán competentes los jueces de la República de Colombia.

27. Peticiones, quejas, reclamos y contacto

El Comercio y sus Usuarios pueden presentar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información (PQR) a través del canal único de atención. Las solicitudes se atenderán dentro de los términos previstos en la ley y en la Política de Privacidad cuando se refieran a datos personales.

Autoridad de protección al consumidor: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co.